Spomeňte si, kedy ste naposledy odchádzali z pracovného rozhovoru, porady či posedenia s kolegom s dobrým pocitom. Niekedy po týchto stretnutiach máte dojem, že vo vás neostala ani štipka energie. Už nikdy viac sa s niečím podobným nechcete stretnúť. V biznise, no i bežnom živote je to tak, že partnerov na dialóg si občas nevyberáme. Stretnutia s nimi sú nevyhnutné, ba dokonca povinné. Zvládnutie komunikácie je pritom o obyčajnej ľudskosti. Aj tá má však svoje pravidlá.

Rýchla dohoda
Firemná komunikácia prebieha v dvoch rovinách - vo formálnej, teda počas pracovných porád či obchodných rokovaní. Druhý rozmer nadobúda v bežných rozhovoroch medzi kolegami v kanceláriách, pri káve alebo obede.
Komunikačne náročné situácie sa vyskytujú najmä počas pracovných porád alebo workshopov. Ich úspešnosť výrazne stúpa, pokiaľ manažéri považujú vecné, obsahové ciele a ciele ovplyvňujúce medziľudské vzťahy za rovnocenné. Otvoriť akékoľvek pracovné stretnutie umožňuje takzvaná trojbodová forma. Vďaka tomuto postupu dokáže manažér, ktorý ho vedie, zaujať svojich kolegov hneď v prvých minútach mítingu.
Podľa externého lektora spoločnosti Trenkwalder Branislava Kalinu svojou obsahovou štruktúrou predstavuje takzvanú rýchlu dohodu o vymedzení rolí zúčastnených strán. Predovšetkým ide o navodenie spoločnej atmosféry. Často sa tento krok označuje ako "lámanie ľadov". Predstavuje naladenie účastníkov stretnutia na zvolenú tému alebo aj rovnakú vlnovú dĺžku. Všetci vtedy prestávajú myslieť na individuálne problémy a sú maximálne pripravení zaoberať sa spoločným účelom pracovného stretnutia.
Manažér vtedy môže stručne predstaviť účel porady. Nasleduje takzvaná rýchla dohoda JA - VY - MY, počas ktorej najprv vymedzí svoju úlohu na stretnutí. Oboznámi účastníkov s ich úlohami a napokon pomenuje výsledok, ku ktorému sa majú dopracovať. Ako ďalej uvádza Kalina, využívanie týchto nástrojov umožňuje šéfovi prispieť k zlepšeniu vzájomného vzťahu so spolupracovníkmi. V predstihu tak rieši stresové situácie a následne efektívne zvláda konflikty vo firme.

Klebety zaťažujú
Strácať sa v informáciách môžeme vtedy, ak nás rečník doslova otravuje svojím obsiahlym, niekedy až niekoľkohodinovým monológom. Podľa PR manažérky M.C. TRITON Slovakia Márie Vidovej nás zaťažujú aj nepodstatné informácie a klebety. Vôbec nás nemusí zaujímať, že niektorá z kolegýň odchádza na materskú dovolenku, alebo že spoločnosť bude využívať služby operatívneho lízingu, ak pre výkon svojej práce služobné autá vôbec nepoužívame.
Každodenná komunikácia so šéfom môže byť podľa Vidovej prínosom aj vtedy, ak prekonáme neistotu, či je naša žiadosť o poskytnutie pomoci oprávnená. Pokiaľ je manažér schopný komunikovať efektívne, rešpektuje svojich ľudí a oni cítia jeho záujem, sú správne motivovaní a vedia, aká je ich úloha v tíme. Manažér by mal vedieť filtrovať informácie a zároveň rozhodnúť, ktorými informáciami má disponovať každý jeho spolupracovník.
Ako ďalej Mária Vidová dodáva, komunikácia každého nadriadeného sa stáva efektívna, pokiaľ pracuje so spätnou väzbou svojich ľudí. To znamená, že ju nielen poskytuje, ale aj žiada. Bez toho sa človek prestáva rozvíjať, pracovať na sebe. V rámci tímu nestačí, že nás manažér rešpektuje a my rešpektujeme jeho. Rovnako dôležité je rešpektovať názory kolegov, napriek tomu, že sa s nimi nestotožňujeme. Platí to i v bežnej komunikácii.
Dôležitá je aj jej formálna stránka . Pokiaľ šéf komunikuje jasne a zrozumiteľne, hovorí pravdu, jeho slová, reč tela, pocity a myšlienky sú v súlade, nemusí sa obávať nejasností a nezrozumiteľnosti v podávaní informácií. Nevzbudzuje o sebe pochybnosti vo vnímaní svojich kolegov.

Počúvajte aktívne
V priebehu komunikácie ľudia na seba zvyčajne reagujú piatimi základnými spôsobmi. Používajú hodnotiace, interpretujúce, podporujúce a zisťujúce reakcie. A reakcie porozumenia. Hodnotiace reakcie - "To je výborné!" alebo "To je hlúposť!" a interpretujúce reakcie - "Chcete ma dobehnúť, ale to sa vám nepodarí", patria k najčastejšie používaným. Nie vždy však k najefektívnejším. Ako dodáva Branislav Kalina, hodnotenie a interpretácia predstavujú určitú nadradenosť a môžu vyvolať negatívne reakcie.
V priebehu dialógu by sa nielen manažéri mali snažiť akceptovať všetko, čo počujú, bez zbytočných komentárov a intervencií. Zároveň si overovať, či partnerovi v dialógu dobre rozumejú. Spôsob je jednoduchý - stačí parafrázovať obsah toho, čo partner hovorí. Dôležité je pochopiť možné dôsledky rozoberanej situácie napríklad vyjadrením - "Mohlo by to znamenať, že.....?". Empatiou sa dáva najavo, že sa dotyčný vie vžiť do situácie kolegu, s ktorým sa práve zhovára. Formuluje sa to zvyčajne slovami: "Zdá sa mi, že vás niečo trápi". V prípade, ak nemáte dostatok informácií, aby ste mohli kolegu pochopiť, stačí, ak mu poviete, že chcete o danom probléme vedieť niečo viac. Určite vám veľmi rád pomôže veciam porozumieť. Porozumenie vyjadríte úplne jednoducho aj neverbálne - vizuálnym kontaktom a prikyvovaním. Ak počas rozhovoru bude váš pohľad smerovať von oknom, vyvolá to jednoznačný pocit, že spolupracovníka ignorujete.

Priateľstvo a sympatie
Vo všeobecnosti sú ľudia ochotnejší súhlasiť s požiadavkami, ktoré im adresujú priatelia alebo sympatické osoby, než neznámi a nesympatickí. Rovnako majú aj tendenciu súhlasiť skôr s človekom, ktorý pre nich urobil nejakú láskavosť alebo ústupok. Väčšinou cítia povinnosť v dobrom slova zmysle vrátiť druhým to, čo im urobili. Slovom, zavďačiť sa. Základným pravidlom sociálneho života je totiž reciprocita. Správame sa k druhým tak ako oni k nám. Spomínaná reciprocita sa však používa aj ako nástroj na získanie súhlasu.
Manažéri by si mali uvedomiť, že iba vtedy, ak im ľudia povedia, čo chcú, majú väčšiu šancu poskytnúť im to, a tak ich uspokojiť. Samozrejme, že je pravdepodobnejšie, že ľudia akceptujú vlastné tvrdenia, než niečo, čo im je vnucované. Pretože radšej hovoria ako počúvajú. A majú radi tých, ktorí ich počúvajú. Psychologicky ich viac zasiahnu tí, ktorí sa o nich zaujímajú. Základom je preto svojich spolupracovníkov zapojiť do rozhovoru kladením otázok. Jednoducho sa vtedy spolupracovníkovi vytvorí v mysli vzťah medzi tým, čo chce on, a čo mu nadriadený môže ponúknuť.